Uma FOFA Ágil Disruptiva

Conheça e aplique a técnica de planejamento estratégico utilizada para auxiliar pessoas, projetos, organizações e muito mais

Não imagino o que você pensou ao ler o título. Quis referir-me à análise SWOT (Strength, Weakness, Opportunity e Threat) ou, em português, à análise FOFA (Forças, Oportunidades, Fraquezas e Ameaças), vista sob o prisma dos métodos ágeis. A análise FOFA é uma técnica de planejamento estratégico utilizada para auxiliar pessoas, projetos, organizações etc., a identificarem características internas (forças e fraquezas) e os fatores externos (oportunidades e ameaças), entes imprescindíveis a serem considerados quando você deseja se conhecer e compreender – profissionalmente falando – o que te espera, para que possa tomar boas decisões e executá-las da melhor maneira possível.

Em tempos BANI – frágil (Brittle), ansioso (Anxious), não-linear (Nonlinear) e incompreensível (Incomprehensible) – a execução de decisões terá que se dar também de modo rápido e com o menor custo possível. Nessa linha, e na tentativa de atualizar essa matriz sexagenária inventada por Albert Humphrey em 1960, incorporarei nuances da abordagem Ágil à proposta original. Com esse incremento, espera-se que se possa utilizar a análise FOFA em seu potencial máximo, ajudando sua organização perante o Mercado instável. No contraponto, entendendo-se o que está faltando, reduzir as chances de fracasso e eliminar perigos que pegariam desprevenidas uma organização.

Análise FOFA tradicional

Utilizada para avaliar a posição atual da sua organização antes de decidir sobre novas estratégias. Colocada em forma de quadrante, passa a ter o nome de matriz FOFA, conforme infográfico. De modo simples, pode-se descobrir o que está funcionando bem e o que não. Avalia-se então onde se quer ir, como se pode chegar lá e o que pode impedir a empresa de trilhar esse trajeto, tanto do ponto de vista interno como externo.

Características Internas, itens que dependem de você ou de sua empresa.

Forças. Coisas que sua organização faz particularmente bem ou que a diferencia dos concorrentes. Vantagens que sua organização tem sobre outras organizações. Isso pode se converter na motivação de sua equipe. Fraquezas. Desvantagens internas da empresa em relação à concorrência. Onde não se é competente. Seja realista.

Fatores Externos, aquilo sobre os quais você, ou sua empresa, não têm controle

Oportunidades. Aberturas ou chances cavadas ou observadas de algo positivo, com grande potencial de acontecer. Você precisa reivindicá-las para sua empresa. Ameaças. Fatores que afetam negativamente seus negócios, podendo gerar obstáculos intransponíveis. É fundamental antecipar as ameaças para que se possa agir e reduzir seus efeitos.

Limitações da FOFA

Filando textos da Wikipedia, extraí algumas limitações. Segundo Gregory Dess, A análise SWOT (FOFA) destina-se como ponto de partida para discussões e não pode, por si só, mostrar a gestores como alcançar uma vantagem competitiva. Como a análise SWOT é uma espécie de “imagem instantânea” da organização em um momento particular no tempo, a análise pode obscurecer o fato de que ambos os ambientes, interno e externo, mudam rapidamente. 

Outros autores (Menon et al., Hill e Westbrook) sugerem que, pelo contrário, a SWOT pode prejudicar o desempenho e que “posteriormente ninguém utiliza os dados de saída nos estágios finais da estratégia”. Adam Koch critica o mau uso da análise SWOT como uma técnica que pode ser rapidamente desenvolvida sem reflexão crítica, o que pode levar a deturpações das forças, fraquezas, oportunidades e ameaças dentro da organização e em seus arredores. Se há preocupação exacerbada em torno de um ponto forte como, por exemplo, controle de custos, então seu contraponto fraco corre o risco de ser negligenciado como o controle de qualidade do produto. Outra limitação inclui o desenvolvimento da análise SWOT simplesmente para defender metas e objetivos previamente decididos. O mau uso leva a limitações no debate de novas possibilidades e a real identificação de barreiras; ademais, posiciona os interesses da organização acima do bem-estar de seu pessoal. 

Com base nestas críticas, compilei o seguinte texto: a Análise SWOT pode ser considerada como um “ponto de partida para discussões”, o que dificulta “mostrar como alcançar uma vantagem competitiva”. Apresenta apenas uma “imagem instantânea da organização”, o que “pode obscurecer o fato de que ambos os ambientes, interno e externo, mudam rapidamente”. Isso pode “prejudicar o desempenho”, já que “ninguém utiliza os dados de saída nos estágios finais da estratégia”. Em grande parte pode haver “preocupação exacerbada em torno de um ponto forte”. Em geral, a SWOT é fortemente utilizada “para defender metas e objetivos previamente decididos”, levando a “limitações no debate de novas possibilidades e a real identificação de barreiras” para a organização, fator este que “posiciona os interesses da organização acima do bem-estar de seu pessoal”.

Duro de se ler, principalmente sobre uma ferramenta que é mais utilizada do que ácido acetilsalicílico (AAS) para eliminar dores de cabeça de uma instituição. Foi mal o trocadilho! Entretanto, não há nada que não possa ser aprimorado.

Estratégia x Tática

É clichê admitir o que Heráclito de Éfeso já dizia há quase 2.500 anos, que a única certeza é a mudança. O não-clichê é que o ritmo da mudança não só deixou de ser constante como passou a caótico. Portanto, não faz mais sentido falar em “velocidade” da mudança, mas em sua “aleatoriedade”, catapultada pela intensidade da tecnologia na qual estamos mergulhados. Consideremos então dois conceitos muito próximos: estratégia (coletânea de métodos abstratos com objetivos de longo prazo) e tática (conjunto de ferramentas concretas que visam as melhores ações a serem tomadas de imediato). A tática pode ser vista como a implementação da estratégia definida. É necessário, portanto, executar ações corretas para atingir a estratégia escolhida.

E aí cabe a reflexão: quando levamos em conta esses tempos BANI e decidimos por utilizar a matriz FOFA, estamos errando na estratégia ou na tática? Será que estes conceitos viraram sinônimos? Talvez as limitações da matriz tradicional não estejam em seu conteúdo, mas na forma de utilizá-la. 

A Matriz FOFA Ágil

(Nota: daqui em diante, para evitar o cansaço por repetição de termos, vou referir-me à análise convencional por SWOT e à nova abordagem por FOFA). 

Olhando para a compilação das limitações da SWOT, sob à luz dos conceitos de estratégia e tática, considerando a aleatoriedade das mudanças e inspirado no framework de gerenciamento de projetos de ágeis, o Scrum, adaptei a matriz SWOT para operar o planejamento tático, ao invés do estratégico. Para isso, é necessário, em princípio, saber onde se está. Surge então a matriz FOFA Ágil, com o propósito de identificar o estado em que seu P2S2 (produto, processo, serviço, startup) ou empresa se encontra e, em ciclos de iteração menores, ajustar a matriz de modo ágil.

Matriz FOFA Ágil para planejamento tático 

Algumas definições: o que é desejado tem peso 1 (um). O que não é desejado tem peso 0 (zero). O sentido de importância das ações em qualquer organização vai de dentro para fora. Assim, as características internas (Int) têm de ser trabalhadas antes dos fatores externos (Ext). Montamos então a Matriz FOFA Ágil, cujos quadrantes ganham os seguintes valores (Int/Ext): vermelho(00) = 0, laranja(01) = 1, amarelo(10) = 2 e verde(11) = 3. Cada valor não é ao acaso. Indicam o estado em que seu P2S2 ou empresa se encontra, assim como o grau de prioridade com o qual se deve agir.

No Modo 0 (Retração), mais crítico, seu P2S2 ou empresa perdeu o Norte. Faz-se necessário, portanto, criar estratégias do zero e com estas as táticas. No Modo 1 (treino), apareceu uma oportunidade e você foi pego de surpresa; não tem as habilidades necessárias para abraçá-la. Cabe então revisar as estratégias e as táticas em uso de modo a eliminar essas limitações. No Modo 2 (defesa), surgiu uma ameaça no nicho em que você domina. Não vacile, mantenha a estratégia utilizada, pois foi ela que te trouxe até aqui, e crie táticas de manutenção do espaço e eliminação dos potenciais ataques, até que eles desapareçam. No Modo 3 (ataque), a sorte caiu no seu colo e em um setor que domina. É hora de promover ofertas (crescer), ampliar o nicho (escalar) ou arriscar-se em outros setores. O mundo é seu. Agora que sabemos onde estamos, vamos contornar as limitações da SWOT.

Contornando as falhas apontadas na SWOT.

 Listarei as broncas da SWOT e a forma de contorná-las com a FOFA Ágil.

• Apenas um ponto de partida para discussões. Como alcançar uma vantagem competitiva. Sendo utilizada junto com a Scrum e sabendo precisamente o modo em que se encontra – Retração(0), Treino(1), Defesa(2) ou Ataque(3) – você pode definir a meta e a intensidade de iterações que deverá executar para alcançar a vantagem. Dada à adaptabilidade inerente do Scrum, as iterações cessarão quando uma vantagem competitiva aflorar.
• Apresenta apenas uma imagem instantânea da organização, o que pode obscurecer o fato de que ambos os ambientes, interno e externo, mudam rapidamente, prejudicando o desempenho, já que ninguém utiliza os dados de saída nos estágios finais da estratégia. Imersão e adaptabilidade são características intrínsecas do Scrum. Sabendo em que modo sua empresa se encontra, um “instantâneo” daquele momento, a empresa deve optar por montar vários grupos de ataque (Squads) para que possam mergulhar no ambiente instável, cada grupo com micro missões próprias contra o “maremoto”. A competitividade é um dos alimentos da inovação. As melhores propostas deverão ser consideradas e incorporadas à missão primordial da empresa. Todos os squads deverão ser premiados.   
• Preocupação exacerbada em torno de um ponto forte. Saber em que modo se encontra, iteratividade (número de ciclos necessários) e adaptabilidade, garantirão a dose exata , como e quais pontos deverão ser tratados.
• Em geral, a SWOT é fortemente utilizada para defender metas e objetivos previamente decididos. O critério de transparência do Scrum garante a visibilidade do que deve ser trabalhado, alcançado e alterado. Todos têm acesso a isso.
• Posicionar os interesses da organização acima do bem-estar de seu pessoal. A FOFA Ágil segue o manifesto ágil: tudo deve ser cocriado. Assim, em qualquer momento, as injustiças corporativas podem ser apontadas e eliminadas, já que tudo é feito de maneira colaborativa, com diversidade de contribuições.

Finalizando…

Parafraseando-me: “Se você conhece a concorrência e conhece a si mesmo, não precisará temer o resultado de cem investimentos. Se você se conhece mas não conhece a concorrência, para cada aporte recebido sofrerá também um prejuízo. Se você não conhece nem a concorrência nem a si mesmo, afundar-se-á em dívidas e frustrações.” (A Arte da Guerra no Mercado. Sun Tzu & GBB-San).

Considere utilizar a FOFA Ágil não só em projetos. Aplique-a em você mesmo(a).

Referências:

Wikipedia – SWOT (https://pt.wikipedia.org/wiki/An%C3%A1lise_SWOT)

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Leia a edição anterior: Omnichannel, o canhão do varejo

Gláucio Brandão é Pesquisador em Extensão Inovadora do CNPq – Conselho Nacional de Desenvolvimento Científico e Tecnológico.